La formulation d’une demande
Influence du contexte fourni
Réponse à la question de départ : un assistant produit la suite la plus vraisemblable du texte qu’il a sous les yeux. Une demande vague appelle une réponse moyenne, faite pour tout le monde et donc pour personne. Une demande qui décrit votre situation appelle une réponse taillée pour vous.
Éléments d’une demande
Le rôle : « Tu es un conseiller qui aide les particuliers dans leurs démarches. » Le contexte : votre situation, en quelques phrases. La tâche : ce que vous voulez obtenir, précisément. La forme : longueur, ton, liste ou paragraphe, niveau de langue. Un exemple, enfin, si vous avez un modèle de ce que vous voulez.
Il n’est pas nécessaire de cocher les cinq cases à chaque fois. Mais quand une réponse déçoit, c’est presque toujours qu’il en manquait une.
- Rôle
- « Tu es un conseiller qui aide les particuliers dans leurs démarches. »
- Contexte
- Votre situation, en quelques phrases.
- Tâche
- Ce que vous voulez obtenir, précisément.
- Forme
- Longueur, ton, liste ou paragraphe, niveau de langue.
- Exemple
- Un modèle de ce que vous voulez, si vous en avez un.
Relances
La première réponse est un brouillon. Dites ce qui ne va pas : « trop long », « plus chaleureux », « tu as oublié de mentionner la date ». Demandez une autre version, ou trois versions différentes pour choisir. C’est ainsi qu’on obtient vite un texte utilisable.
Résultat attendu
Pour un travail plus long, un rapport, un tableau, un petit programme, décrivez avant de commencer ce que le résultat doit contenir et comment vous le vérifierez. Par exemple : « le tableau compare les trois offres sur le prix, la durée d’engagement et les frais ; chaque chiffre renvoie à la page de l’offre ». Cette description guide l’assistant. Elle vous donne aussi une liste de contrôle pour relire sa réponse point par point.
Dans les métiers du numérique, ce texte s’appelle un cahier des charges. Il prend de l’importance à mesure que les assistants écrivent du code ou enchaînent des tâches : ils exécutent ce qu’on leur demande, mais ne devinent pas un besoin mal formulé.
Exemples de demandes
- « Résume ce texte en cinq points, pour quelqu’un qui n’a que deux minutes. »
- « Explique-moi ce courrier administratif en mots simples, et dis-moi ce que je dois faire et avant quelle date. »
- « Aide-moi à préparer mon rendez-vous chez le médecin : quelles questions poser sur [mon problème] ? »
- « Compare ces deux offres d’abonnement dans un tableau : prix, durée d’engagement, frais cachés. »
- « Propose trois idées de menus de la semaine, simples et économiques, pour une famille de quatre. »
- « Relis ce texte et corrige les fautes, sans changer mon style. »
- « Pose-moi cinq questions pour m’aider à préparer un entretien d’embauche pour un poste de [métier]. »
- « Traduis ce message en anglais simple et poli. »
- « Explique-moi [notion] comme à un adulte qui n’y connaît rien, avec un exemple de la vie courante. »
- « Voici mon idée : quels sont ses trois points faibles ? Sois franc. »
Remplacez ce qui est entre crochets, et n’y mettez jamais de données personnelles.
Essai sur un assistant réel
Comparez une demande vague et une demande précise sur la même tâche.
Je dois écrire à mon propriétaire parce que mon chauffage est en panne depuis dix jours, malgré deux appels restés sans suite, le 3 et le 8 du mois. Rédige une lettre courte, polie et ferme, qui rappelle ces deux appels et demande une intervention sous huit jours. Laisse entre crochets les informations que je compléterai moi-même.
Posez ensuite simplement « Écris une lettre à mon propriétaire pour un chauffage en panne » dans une nouvelle conversation, et comparez. Puis demandez une amélioration à la première version, par exemple « plus court » ou « plus ferme ».
Exemple de réponse, si vous n’avez pas d’assistant
Réponse reconstituée d’après des essais réels, raccourcie. La vôtre sera différente.
Objet : chauffage en panne, demande d’intervention Madame, Monsieur, Depuis le [date], le chauffage du logement situé [adresse] ne fonctionne plus. Je vous ai signalé cette panne par téléphone le 3 et le 8 de ce mois, sans qu’aucune intervention ait suivi. Je vous demande de faire intervenir un professionnel sous huit jours. À défaut, je me réserve la possibilité de saisir les services compétents. Je vous remercie de me confirmer la date de l’intervention. [Prénom, nom] Version « plus ferme » : même lettre, avec un rappel de l’obligation du bailleur de fournir un logement en bon état d’usage.
N’y ajoutez aucune information personnelle. Si votre employeur ou votre établissement fournit un outil, utilisez celui-là.